7 consejos para organizar tu primera feria profesional

Organizar una feria profesional es una aventura apasionante. En este tipo de encuentros, las empresas que participan pueden comunicar, exponer y vender sus productos y su marca tanto a nuevos colaboradores como a clientes potenciales o actuales. ¡En una feria todo el mundo gana!

Sin embargo, la experiencia puede volverse una absoluta pesadilla si no se cuenta con la suficiente organización, con los recursos adecuados y con una gestión proactiva tanto del equipo técnico como del humano. Para ayudarte con la tarea, aquí te dejamos siete consejos con los que te asegurarás el éxito… Si no te saltas ninguno, tu feria saldrá a pedir de boca.

Tabla de contenidos

Organiza victoriosamente tu primera feria profesional con estas recomendaciones

1. Más vale prevenir…

Organizar un evento sin antes haber elaborado un buen plan de acción es algo que solo hacen los kamikazes. Antes de comenzar a trabajar en tu feria, debes tener bien claro los objetivos que quieres conseguir con ella, el presupuesto con el que cuentas, las necesidades estimadas de material y de personal, los recintos donde podrá llevarse a cabo… En este punto, no sería tampoco disparatado elaborar un plan de marketing. 

Un último consejo: sigue tu plan a rajatabla, pero muéstrate abierto a los cambios. Un evento de tales magnitudes suele ir acompañado de pequeños imprevistos que modifican por complejo el calendario. Está bien tener un plan B, uno C e incluso uno Z, pero también es importante el no perder los nervios y saber improvisar.

2. ¡Elige bien el espacio!

Uno de los puntos más importantes durante la organización de una feria profesional es la elección del espacio donde se llevará a cabo. Para elegirlo, debes tener en cuenta tanto tus necesidades como las de los asistentes que acudirán al encuentro. También debes valorar la ubicación y detalles como la señalización, la accesibilidad, las plazas de aparcamiento o el número de salidas de emergencia. Si ya has estado antes en el espacio (o si puedes visitarlo antes en persona), la tarea se te facilitará enormemente. ¡Como en casa, en ningún sitio!

3. ¿Cuándo celebrarás tu feria?

El segundo elemento clave de cualquier feria profesional es la elección de la fecha en la que se celebrará. Evita que tu encuentro coincida con otros eventos importantes que puedan atraer a tus potenciales asistentes, o que alteren de alguna forma la logística de tu feria. Ten también en cuenta anunciar los días con la suficiente antelación como para que las personas puedan organizarse para asistir.

4. Encuentra patrocinadores y colaboradores

Los patrocinadores te ayudarán a darle repercusión a tu evento. Lo ideal sería poder conseguir varios patrocinadores pequeños y uno principal con experiencia en el sector objetivo de tu feria. Con ellos deberás cerrar un contrato de tipo comercial que os permita a ambos sacar provecho de tal colaboración antes, durante y después de la feria porque, como ya hemos dicho antes, en una feria todo el mundo gana.

Consejos para organizar tu primera feria profesional

5. Lo que no se comunica… ¡no existe!

Para atraer asistentes a tu feria necesitas de un buen altavoz (o como otros prefieren llamarlos: patrocinadores y colaboradores), pero también un buen plan de marketing que dé a conocer la celebración. Llamadas a puerta fría, correos electrónicos, carteles, redes sociales… Elige bien las herramientas con las que llegar a tu público objetivo (ten en cuenta que no todo el mundo usa Instagram, igual que no todo el mundo encaja bien los correos electrónicos de carácter informativo o promocional) y no te olvides del sistema de venta de entradas e inscripciones.

6. Redondea tu evento

Una feria profesional es más que stands, conferencias y exposiciones: necesitas de actividades, animaciones, comida y bebida que animen a los visitantes, pero también a las empresas que asisten a tu feria para promocionarse. Habitualmente, estos encuentros suelen extenderse por varias horas. ¡Con el estómago lleno todo se ve distinto!

7. ¡Pide valoraciones!

Una vez celebrada la feria, es importante hacer balance y descubrir qué detalles podrían mejorarse en la próxima ocasión. En este punto, es de vital importancia pedir la opinión de los asistentes (tanto visitantes como empresas): de su experiencia también lograrás sacar enseñanzas de utilidad.

Conclusiones

Si aún con estos consejos que te hemos ofrecido no te ves con la capacidad de poder realizarlo de primera mano, puedes contar con las agencias de organización de eventos, que te proporcionarán un asesoramiento personalizado a la hora que tengas decidir qué tipo de evento necesitas organizar. Nuestro grupo de profesionales estarán encantados de poder ayudarte durante todo el proceso de planificación y producción del evento o actividad.

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Escrito por

Paula Díaz
Social media manager especializada en creación de contenido digital y análisis de datos, mediante la planificación de una estrategia para asegurar que se cumplen todos los objetivos de la empresa.
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