¿Conoces los puntos clave que debes tener en cuenta para organizar un eventos? Desde Tuset Eventos vamos a acercarte a los aspectos que debes tener claros para que tu evento sea un éxito.
Barcelona es una ciudad internacional de negocios con un gran atractivo turístico. El número de eventos que se celebran en ella son muy numerosos y variados. Desde eventos dirigidos a particulares, ya sean locales o extranjeros, hasta eventos para grandes empresas internacionales pasando por los cuantiosos eventos realizados por start-ups.
La oferta y la demanda para organizar eventos es enorme y muy variada. En este artículo nos vamos a centrar en hablar de la organización de eventos para empresas. Para no dejarnos ninguno de los puntos más importantes, hemos organizado este post en forma de checklist. ¡Aquí van!
Tabla de contenidos
1. Objetivo del evento
Lo primero será tener muy claro los objetivos que queremos conseguir con nuestro evento. Hay unos objetivos generales comunes a todo evento de empresa, y después se tienen que definir nuestros objetivos específicos.
Objetivos generales
- Networking: Fomento de las relaciones interpersonales con clientes, proveedores y otras empresas e instituciones.
- Contenido corporativo: Imagen de marca, promoción de productos y servicios.
- Team Building: Motivación laboral e integración de los empleados.
Objetivos específicos
- Aniversario de empresa u otras celebraciones corporativas.
- Inauguración de instalaciones.
- Promoción de nuevo producto o servicio
- Kick off meeting: Reunión de arranque de un proyecto.
- Dar a conocer una nueva marca.
- Esfuerzo de Re-Branding (cambio del nombre de nuestra marca).
- Dinámicas de grupo, Team Building, Teamwork.
- Family Day: Jornada de puertas abiertas para dar a conocer a tu empresa al entorno familiar de tus trabajadores. Promoción de la conciliación familiar.
- Selección de personal: puede sonar extraño, pero cada vez son más las empresas que están reinventando el fenómeno del hackatón para encontrar talento a través de una “maratón de ideas”. Es una idea muy innovadora que por ahora es mayoritariamente usada en las start-ups y proyectos de incubación de nuevas empresas.
- Otros: Conferencia o feria anual, congreso, convención, showroom, feria, exposición, celebración de otro tipo.
2. Tipo de evento
Hay muchas maneras de categorizar tu evento, y todas ellas sirven para ayudarte a diseñarlo y planificar su ejecución.
- Según los asistentes: evento externo (dirigido a clientes o potenciales clientes, proveedores, inversores potenciales, medios de comunicación y autoridades). Evento interno, en el caso de que vaya dirigido bien a trabajadores, bien a accionistas.
- Clasificación espacial: en espacio cerrado (indoor) o en el exterior (outdoor).
A partir de esta primera categorización, pasamos a una clasificación más específica:
Eventos externos
- Congresos y Convenciones
- Ferias y Exposiciones
- Showrooms, Exhibiciones y Pop-Up Stores
- Seminarios y Webinars
- Ruedas de prensa
- Conferencias
Eventos internos
- Juntas generales de accionistas
- Reuniones directivas
- Kick-off meetings
- Dinámicas de grupo y Team Building
- Celebraciones corporativas internas
- Conferencias y otras reuniones internas.
3. Presupuesto, programa y planificación
Controlar el gasto de tu evento es esencial para poder planificarlo bien. Lo primero de todo es saber de qué presupuesto disponemos para luego ir ajustando toda la organización a éste.
Una vez sabes de qué presupuesto dispones, diseña el programa del evento centrándote sobretodo en la duración que éste va a tener. No es lo mismo diseñar el programa de un congreso de varios días que la agenda de una conferencia de unas horas. Cuanto más duración tenga tu evento, más larga será tu lista de tareas y puntos a tener en cuenta: organizar comidas, descansos, sesiones de networking, transporte, alojamiento, actividades de ocio y entretenimiento…
Una vez tengas la agenda del evento diseñada, es la hora de planificar. Tendrás que contactar con proveedores, delegar la organización del evento a más personas para no tener que estar pendiente hasta del último detalle y también establecer un plan B por si algo falla o hay alguna emergencia.
4. Repartición de responsabilidades para la organización
Contactar con los proveedores adecuados es clave para que el evento sea un éxito. Lo ideal es contratar una empresa especializada en la organización integral de eventos. ¿Por qué? Porque tienen larga experiencia en la producción de eventos y podrás delegar en ellos toda la subcontratación de servicios que sea necesaria y así olvidarte de los detalles secundarios para que puedas centrarte en la preparación del contenido corporativo del evento. Además, es una forma de delegar la responsabilidad que supone que un proveedor falle a última hora y tengas que buscar otro con prisas. Las productoras de eventos tienen siempre múltiples contactos y varios proveedores con los que contar en caso de que sea necesario un plan B.
Si decides trabajar con varios proveedores a la vez para que estos se encarguen de partes distintas del evento, tendrás que establecer los patrones de coordinación y organización que debe existir entre ellos para evitar duplicidades o, lo que es peor, malos entendidos que den lugar a que los proveedores eludan responsabilidades ante los fallos durante el evento y carguen la culpa al otro proveedor. Es importante que cada uno de ellos tenga bien definida cuál es su responsabilidad dentro del evento.
5. Patrocinadores
Para conseguir que el evento sea más rentable para tu empresa, no descartes la posibilidad de buscar patrocinadores que puedan tener un interés en promocionar su marca durante tu evento y que ello sea compatible con tu negocio por tratarse de negocios complementarios. Tus propios proveedores pueden llegar a convertirse en patrocinadores a cambio de poder anunciar sus servicios o productores: proveedores de catering, montadores de stands, iluminación…
6. Temática del evento
La elección de una temática concreta no es algo obligatorio a la hora de organizar un evento, pero es un toque distintivo que lo puede llegar a hacer memorable.
Cuando el evento es la celebración de un aniversario de empresa es importante personalizar el tema y aprovecharlo para dar visibilidad y generar expectación. La forma más fácil y económica de hacerlo es creando un hashtag que todos los asistentes puedan utilizar en sus redes sociales. Si además aparece en la decoración, la visibilidad aumentará con todas las fotos y vídeos que se tomen durante el evento.
Si el evento es un acto anual en el que se reúnen trabajadores y/o clientes, una gran idea es tematizar el evento al completo: la decoración, el photocall, el vestuario del personal y, sobre todo, el espectáculo.
Una fiesta temática del Far West, un evento ambientado en África, fiesta en el Cabaret o en Las Vegas, una gala de de entrega de los Óscars… ¡todo es posible y cuanto más original sea, mejor!
7. Espacio en el que tendrá lugar
El lugar en el que el evento se organizará es parte esencial de la organización. EL primer requisito es que el espacio se adapte a todas las necesidades técnicas y espaciales de nuestro evento. Es importante verificar si el espacio cuenta con el mobiliario que necesitaremos y si en los aspectos técnicos es un lugar con las condiciones necesarias.
A partir de ahí, cuanto más espectacular sea el espacio, más memorable será nuestro evento.
8. Catering y personal necesario
Seguro que estáis de acuerdo con nosotros cuando decimos que no hay nada peor que pasar hambre en un evento. El catering es un aspecto que pasará desapercibido sólo si es perfecto.
Si a parte de ser correcto, pretendemos conseguir que el catering sea un aspecto memorable el evento, tendremos que conseguir que los invitados lo recuerden por algún detalle. ¿Cómo lo haremos? Personalizando el catering a nuestro evento.
Una forma de personalizar el catering es haciendo un evento temático con su catering tematizado también. Por ejemplo, un evento con un espectáculo de Bollywood, irá acompañado con un catering de comida india.
Para que el catering sea algo más que correcto, también es importante tener en cuenta a todos los tipos de público. En un evento con niños, será importante algún “menú infantil”. También es recomendable incluir platos vegetarianos, veganos y algunos sin gluten teniendo en cuenta la importancia de que estos platos estén marcados. Con públicos internacionales, conviene tener en cuenta los detalles gastronómicos de los diferentes países (personas que no comen cerdo, carne Halal, personas que no comen ternera…).
9. Necesidades audiovisuales
Cualquier organizador de eventos tiene que tener este detalle si quiere que el evento salga a la perfección. Las necesidades audiovisuales dependerán, sobre todo, de la animación que acompañe el evento. Un espectáculo en el evento tiene que tener todos estos detalles preparados previamente y deben estar coordinados con los responsables del espacio en el que se celebre.
También hay que tener en cuenta todo lo relacionado con los micrófonos de las personas que vayan a hablar durante el evento: presentadores, conferenciantes, directivos dando una charla corporativa o asistentes que quieren participar.
No hay nada peor que un espectáculo visual no se vea desde todos los puntos de la sala, o que un espectáculo musical no se oiga bien.
10. Animación y espectáculos
Puede que este sea el punto más importante de toda la entrada. Los eventos de empresa constan siempre de una parte corporativa, importante para la empresa, pero no muy atractiva. Esta atracción se conseguirá con un espectáculo que conquiste a todos los asistentes al evento.
¿Cómo elegir la animación perfecta para tu evento? No existe una fórmula exacta que defina qué tipo de espectáculo es el más adecuado para cada tipo de evento, por lo que hasta no recibir el feedback, no sabremos si hemos acertado o no. Lo que sí podemos hacer es conocer al máximo posible a los invitados y así, elegir entre las propuestas que más se ciñan a este tipo de públicos.
En este punto es muy importante la comunicación entre la empresa organizadora del evento y el cliente. Sólo el cliente conoce a los asistentes invitados al eventos, por lo que cuantos más detalles sepa, más acertado será el espectáculo.
11. Contratación de conferenciantes, presentadores, artistas y famosos
Para aportar un valor añadido a tu evento y conseguir la atención de los asistentes, la contratación de algún conferenciante, presentador, artista o famoso es una elección perfecta. Además de aportar un factor diferencial a tu evento, conseguirá que la velada fluya y siga un ritmo adecuado en todo momento.
Ameniza tu evento con un grupo musical de jazz, rock, bosanova o versiones acústicas de tus canciones favoritas. Haz reír a tus invitados con un monologuista o bien un presentador con un perfil más desenfadado.
En Tuset Eventos contamos con grandes profesionales, desde multitud de perfiles de presentador, hasta grandes artistas musicales y comediantes.
¡No dudes en contactarnos si necesitas que te asesoremos!
12. Accesibilidad, alojamiento, transporte y traducciones
Estos factores son de vital importancia ya que de ellos depende la comodidad de los invitados.
Es muy importante en toda clase de eventos de empresa que tanto asistentes como protagonistas del evento lleguen de una forma profesional y puntuales, y que, además, cuenten con todas las facilidades para su confort personal.
Por ello tanto la accesibilidad de las instalaciones como el alojamiento o la contratación de traductores son puntos imprescindibles a la hora de llevar a cabo un evento profesional, ya que el bienestar y la comodidad de los asistentes convertirá tu evento en todo un éxito.
13. Montadores, servicio de limpieza y seguridad privada
El montaje de escenarios es un trabajo muy importante, por ello los montadores deben ser profesionales del sector.
Te aconsejamos contratar a montadores profesionales que certifiquen la seguridad de los escenarios. ¡Cuéntanos la idea de tu evento y nos pondremos en marcha para encontrar el escenario perfecto para esa cita!
Por otro lado, sea cual sea el tipo de evento que organice tu empresa, la limpieza será un aspecto imprescindible.
El personal de limpieza debe encargarse de cuidar cualquier imprevisto que pueda ocurrir durante el evento, ya que de ello depende la comodidad de los invitados, asegurándose de mantener impoluto el lugar durante el transcurso del evento o espectáculo y, una vez finalizado, realizando una limpieza a fondo del lugar.
La figura de los vigilantes es también importante para que el evento transcurra con tranquilidad ya que, en ocasiones, es necesario que se controle quién accede al evento. En eventos con gran afluencia, estos profesionales también pueden controlar los bolsos o mochilas, para evitar el acceso con objetos peligrosos.
14. Comunicación de la fecha y publicidad del evento
La comunicación del evento es de vital importancia. El mensaje debe ser preciso y claro, y con un margen de tiempo suficiente para llevar a cabo todos los preparativos. También es importante informar a los invitados de la fecha con un amplio margen de tiempo así como de los requisitos más importantes, como la vestimenta, el horario, la dirección seleccionada y las pautas a seguir. Este comunicado se debe revisar firmemente para asegurarnos de que la información que se anuncia sea la correcta y no falte ningún dato de gran importancia.
Lo mismo ocurre con la publicidad: el mensaje debe ser claro y conciso, a la vez que original. Si el anuncio es creativo llamará a atención de los invitados y hará que estos se muestren más emocionados por el evento o celebración.
En Tuset Eventos diseñamos tu estrategia de comunicación y publicidad para tu evento. Desde la creatividad para los elementos gráficos hasta acciones con perfiles famosos. ¡Cuéntanos tu idea y diseñaremos el proyecto perfecto para tu empresa!
15. Feedback a los asistentes y post-comunicación
Finalmente una forma de que los asistentes o clientes se sientan satisfechos con la organización del evento es la atención de después de este: asegurarse de que todo haya salido según lo previsto y en caso de que hubiese algún problema asegurarse de tenerlo en cuenta para que en el futuro no se vuelva a dar.
