Cómo organizar tu evento de empresa paso a paso

¿Conoces los puntos clave que debes tener en cuenta para organizar un eventos? Desde Tuset vamos a acercarte, en varios posts, los aspectos que debes tener claros para que tu evento sea éxito. Para no dejarnos ninguno de los puntos más importantes, hemos organizado este post en forma de checklist. ¡Aquí van los primeros cinco!

Objetivo del evento
Tipo de evento
Presupuesto, programa y planificación
Repartición de responsabilidades para la organización
Patrocinadores

Barcelona es una ciudad internacional de negocios con un gran atractivo turístico. El número de eventos que se celebran en ella son muy numerosos y variados. Desde eventos dirigidos a particulares, ya sean locales o extranjeros, hasta eventos para grandes empresas internacionales pasando por los cuantiosos eventos realizados por start-ups.

La oferta y la demanda para organizar eventos es enorme y muy variada. En este artículo nos vamos a centrar en hablar de la organización de eventos para empresas.

1. Objetivo del evento

Lo primero será tener muy claro los objetivos que queremos conseguir con nuestro evento. Hay unos objetivos generales comunes a todo evento de empresa, y después se tienen que definir nuestros objetivos específicos.

Objetivos generales

Networking: Fomento de las relaciones interpersonales con clientes, proveedores y otras empresas e instituciones.
Contenido corporativo: Imagen de marca, promoción de productos y servicios.
Team Building: Motivación laboral e integración de los empleados.

Objetivos específicos

Aniversario de empresa u otras celebraciones corporativas.
Inauguración de instalaciones.
Promoción de nuevo producto o servicio
Kick off meeting: Reunión de arranque de un proyecto.
Dar a conocer una nueva marca.
Esfuerzo de Re-Branding (cambio del nombre de nuestra marca).
Dinámicas de grupo, Team Building, Teamwork.
Family Day: Jornada de puertas abiertas para dar a conocer a tu empresa al entorno familiar de tus trabajadores. Promoción de la conciliación familiar.
Selección de personal: puede sonar extraño, pero cada vez son más las empresas que están reinventando el fenómeno del hackatón para encontrar talento a través de una “maratón de ideas”. Es una idea muy innovadora que por ahora es mayoritariamente usada en las start-ups y proyectos de incubación de nuevas empresas.
Otros: Conferencia o feria anual, congreso, convención, showroom, feria, exposición, celebración de otro tipo.

2. Tipo de evento

Hay muchas maneras de categorizar tu evento, y todas ellas sirven para ayudarte a diseñarlo y planificar su ejecución.

Según los asistentes: evento externo (dirigido a clientes o potenciales clientes, proveedores, inversores potenciales, medios de comunicación y autoridades). Evento interno, en el caso de que vaya dirigido bien a trabajadores, bien a accionistas.

Clasificación espacial: en espacio cerrado (indoor) o en el exterior (outdoor).

A partir de esta primera categorización, pasamos a una clasificación más específica:

Eventos externos

Congresos y Convenciones
Ferias y Exposiciones
Showrooms, Exhibiciones y Pop-Up Stores
Seminarios y Webinars
Ruedas de prensa
Conferencias
Eventos internos
Juntas generales de accionistas
Reuniones directivas
Kick-off meetings
Dinámicas de grupo y Team Building
Celebraciones corporativas internas
Conferencias y otras reuniones internas.

3. Presupuesto, programa y planificación

Controlar el gasto de tu evento es esencial para poder planificarlo bien. Lo primero de todo es saber de qué presupuesto disponemos para luego ir ajustando toda la organización a éste.

Una vez sabes de qué presupuesto dispones, diseña el programa del evento centrándote sobretodo en la duración que éste va a tener. No es lo mismo diseñar el programa de un congreso de varios días que la agenda de una conferencia de unas horas. Cuanto más duración tenga tu evento, más larga será tu lista de tareas y puntos a tener en cuenta: organizar comidas, descansos, sesiones de networking, transporte, alojamiento, actividades de ocio y entretenimiento…

Una vez tengas la agenda del evento diseñada, es la hora de planificar. Tendrás que contactar con proveedores, delegar la organización del evento a más personas para no tener que estar pendiente hasta del último detalle y también establecer un plan B por si algo falla o hay alguna emergencia.

4. Repartición de responsabilidades para la organización

Contactar con los proveedores adecuados es clave para que el evento sea un éxito. Lo ideal es contratar una empresa especializada en la organización integral de eventos. ¿Por qué? Porque tienen larga experiencia en la producción de eventos y podrás delegar en ellos toda la subcontratación de servicios que sea necesaria y así olvidarte de los detalles secundarios para que puedas centrarte en la preparación del contenido corporativo del evento. Además, es una forma de delegar la responsabilidad que supone que un proveedor falle a última hora y tengas que buscar otro con prisas. Las productoras de eventos tienen siempre múltiples contactos y varios proveedores con los que contar en caso de que sea necesario un plan B.

Si decides trabajar con varios proveedores a la vez para que estos se encarguen de partes distintas del evento, tendrás que establecer los patrones de coordinación y organización que debe existir entre ellos para evitar duplicidades o, lo que es peor, malos entendidos que den lugar a que los proveedores eludan responsabilidades ante los fallos durante el evento y carguen la culpa al otro proveedor. Es importante que cada uno de ellos tenga bien definida cuál es su responsabilidad dentro del evento.

5. Patrocinadores

Para conseguir que el evento sea más rentable para tu empresa, no descartes la posibilidad de buscar patrocinadores que puedan tener un interés en promocionar su marca durante su evento y que ello sea compatible con tu negocio por tratarse de negocios complementarios. Tus propios proveedores pueden llegar a convertirse en patrocinadores a cambio de poder anunciar sus servicios o productores: proveedores de catering, montadores de stands, iluminación…

En el próximo post de este blog hablaremos de cómo elegir la temática adecuada para tu evento, el espacio, catering, las opciones de entretenimiento de que dispones y la importancia de las presentaciones y proyecciones audiovisuales.

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