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Cuando empiezas a organizar un evento puede parecer un reto relativamente sencillo de afrontar y puedes llegar a pensar “total ¿qué puede salir mal?”, pero mientras más te vas adentrando en materia puede que te des cuenta de los muchos aspectos que hay que valorar y es probable que termine derivando en un proceso caótico y estresante.
Para ponerte un ejemplo, planeas el proyecto de reorganizar el armario, la habitación, el comedor, etc. Parece fácil. Al menos de primeras. Mientras te adentras en materia van saliendo mil cosas que no habías previsto; “esto no cabe”, “tengo demasiadas cosas”, etc.
Tabla de contenidos
¿Qué es un evento Beauty?
Antes de nada, entramos en materia. Seguramente al menos una vez en tu vida has dedicado toda una tarde entera para ti y tu cuidado personal, has hecho ejercicio, te has preparado algo healthy, te has preparado una mascarilla para la piel, te has maquillado solo para sentirte bien…
Pues un evento beauty busca promover un objetivo similar, pero compartiendo el momento con varias personas con el mismo interés e impulsado por una marca que promueve el bienestar personal.
En resumen, un evento Beauty se trata de un evento organizado por una marca del sector de la belleza y el bienestar, en el que cita a una serie de personas para promover sus productos o nuevos lanzamientos y focalizar toda la jornada en la importancia del cuidado personal.
Caso de Éxito
EVENTO BEAUTY
BIODERMA
¿Cómo organizar un evento Beauty?
Te contamos las 10 claves para que puedas organizar tu evento Beauty con éxito.
1. Elegir el formato adecuado
Lo primero es lo primero. Antes de pensar en las actividades, el catering u otros aspectos, tienes que decidir en qué formato va a tener presencia tu evento.
Es esencial conocer las necesidades de tus asistentes para poder elegir que tipología de evento es más apropiada para ellos y facilitar su presencia.
Encontramos tres principales formatos de tipología de evento: presencial, virtual e híbrido.
Puedes organizar un evento presencial dónde tus invitados acudan físicamente a la celebración del acontecimiento, un evento virtual dónde tus invitados puedan asistir al evento desde el sofa de su casa sin la necesidad de hacer que se desplacen y poder conectar a la vez a distintas personas de distintos lugares del mundo, o si lo prefieres, un evento híbrido dónde una parte de los asistentes acuden de forma presencial y otros lo hacen de manera virtual, dependiendo de las necesidades de cada persona.
Pero esto no es todo, hace poco tiempo se ha empezado a hablar de otro lugar cada vez más recurrente en el momento de la elección del formato del evento, el metaverso. Esta opción permite crear avatares de los diferentes asistentes del evento para que se reúnan en este nuevo formato en el que se funden los mundos online y offline.
2a. Elegir la localización perfecta. Presencial
Si se trata de un evento presencial, elegir la localización ideal es uno de los pasos más importantes.
En el momento de buscar el sitio perfecto, deberías tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Evento outdoor o indoor: si tu evento tiene lugar durante el verano o la primavera optar por un espacio outdoor sería una opción perfecta para poder desarrollar actividades al aire libre, en cambio, un espacio indoor es ideal para eventos en época de invierno.
- Número de asistentes: no es lo mismo contar con 50 que con 500 personas, valora qué espacio se adecua más a tus necesidades de aforo y extensión.
- Refleja los valores de tu marca: si el producto está relacionado con la moda y el lifestyle puedes escoger un espacio con estilo y elegancia, si por lo contrario, es un producto que apuesta por el medio ambiente y la sostenibilidad, sería más adecuado un espacio abierto y luminoso.
- Asegúrate de cumplir con los protocolos: no te olvides de los protocolos de higiene y seguridad, de igual manera que del emplazamiento y la accesibilidad al recinto.
- Ubicación del espacio: ten en cuenta que no es lo mismo celebrar un evento en el centro de una ciudad urbanita como Barcelona, donde aparcar puede ser una odisea, o hacerlo a las afueras, con accesibilidad con transporte público, aparcamiento, sin caravanas… Aquí tú eliges lo más cómodo para el tipo de público del evento.
2b. Elegir la localización perfecta. Metaverso
Grandes empresas han apostado por hacer sus eventos en el metaverso, lugar donde se funden los mundos online y offline. Se trata de una nueva manera de conectar con el público y crear una experiencia totalmente única y diferente.
El metaverso permite juntar a los avatares de las personas asistentes al evento en un mismo lugar para poder celebrar el acontecimiento en el nuevo mundo virtual.
Celebrar tu evento en el metaverso te brinda múltiples oportunidades, desde poder hacer un showroom por las instalaciones de tu empresa sin que tus invitados tengan que moverse de casa, hasta crear vínculos estrechos gracias a la experiencia brindada a tus invitados.
3. El sabor de una buena gastronomía
Esta suele ser la parte favorita de los asistentes y uno de los aspectos que más recuerdan: el catering y la gastronomía.
Puede utilizar la gastronomía de tu evento como otra herramienta dónde expresar tu potencial de marca y marcar la diferencia.
Te explicamos ciertos aspectos que son buenos que los tengas presentes:
- Contar con diferentes opciones culinarias: al tratarse de un evento Beauty no pueden faltar las opciones saludables, igual que es importante contemplar las diferentes preferencias alimentarias como, por ejemplo, platos veganos, vegetarianos y sin gluten; entre otros.
- Toques visuales de tu marca: es bueno innovar y reflejar elementos de tu marca en la gastronomía, como podrían ser los colores.
- Calidad y sostenibilidad: un evento Beauty se fundamenta en el bienestar personal, así que poder contar con productos de buena calidad y ecológicos reflejarán el valor de tu marca.
Otro tip relevante es personalizar también de alguna manera la comida. Vamos a ejemplificar: ¿Has estado alguna vez en el famoso parque de atracciones DisneyLand París? Seguro que recuerdas que en la mayoría de productos gastronómicos que se venden en el parque se reflejan los elementos icónicos de la marca (como piruletas de chocolate con la forma de Mickey y Minie), haciendo imposible que te olvides de dónde estás. Y si no has ido probablemente lo hayas visto o te lo han contado.
Puedes cogerlo de inspiración para que te ayude a reflejar tu marca en la gastronomía de tu evento, haciendo que los invitados la tengan presente en todo momento.
4. La decoración como una oportunidad
El tercer punto relevante es la decoración del evento. Es la oportunidad perfecta para transmitir la imagen de marca a tus invitados e intentar evocar ese sentimiento de cercanía y pertenencia a un movimiento.
Es aconsejable centrarse en los colores y los elementos característicos de tu marca, para personalizar la decoración de tu evento con tu branding.
La experiencia visual tiene una gran importancia para las personas que asisten a tu evento Beauty, envolviendo la situación con un ambiente agradable y acogedor.
Como dice Dorothy Draper (célebre decoradora de interiores estadounidense): “En decoración coloca siempre una pieza controvertida. Dará tema de conversación a tus invitados”.
Trata de llamar la atención de tus invitados y conseguir que hablen de ti, el objetivo debe ser impactarlos de manera positiva y despertarles emociones que puedan perdurar en su recuerdo.
5. Merchandising: tu branding como protagonista
Hablamos de más cosas gratis que les encantan a los asistentes de un evento: el merchandising.
El merchandising se trata de una estrategia de marketing destinada a promocionar la marca a través de la producción y distribución de productos personalizados con la identidad corporativa.
Cuando decides realizar un evento corporativo puedes optar por personalizar productos como bolígrafos, USBs, tote bags y libretas, entre otros.
La idea es que sea algo funcional, de uso diario para que, a cambio del regalo, los asistentes del evento se conviertan en promotores pasivos de tu marca.
Además, con el merchandising de tu marca ayudas a reforzar los vínculos con tus clientes y con el personal de tu empresa.
Da un toque diferenciador y personalizado al evento y proporciona a tus invitados un recuerdo físico y tangible de la jornada.
6. La prueba de producto te lanza al éxito
Cómo bien sabrás, lo más importante de un producto es su funcionalidad y los beneficios que aporta en su uso.
7. Artistas y talentos de calidad
¿Qué buscan tus invitados al asistir a tu evento? La respuesta es muy sencilla: pasar un buen rato y divertirse.
Por eso, para amenizar tu evento y hacerlo más entretenido y dinámico, puedes optar por diferentes propuestas creativas de entretenimiento para que los asistentes puedan disfrutar de una experiencia única y diferente.
Contratar música en directo, comediantes o un photocall son opciones perfectas para mantener a tu público entretenido durante el evento y que este se convierta en todo un éxito.
8. Los expertos invitados
Acerca a aquellos que más saben sobre los productos o servicios tratados a tus clientes para proporcionarles una experiencia mucho más inmersiva.
Los expertos del sector de la belleza pueden aprovechar el evento para realizar alguna conferencia o seminario y así enriquecer con nuevos conocimientos a tus asistentes.
Esta oportunidad acercará mucho más a tu marca a todos los invitados de tu evento porque sabrán los beneficios les ofrece tu producto y se vincularán más estrechamente con tu marca.
9. La estrategia de comunicación
Comunicar el mensaje adecuado, en el momento adecuado a las personas adecuadas.
Necesitas contar con una buena estrategia de comunicación para que el evento tenga la difusión deseada es fundamental. En Tuset Eventos nos especializamos en organizar la estrategia de comunicación que necesitas para llegar a tus objetivos.
Elegir las herramientas con las que vamos a comunicarnos y cómo vamos a hacerlo para llegar a nuestro público objetivo es esencial para conseguir el éxito del evento y el alcance deseado.
Necesitamos conocer y definir a nuestro público objetivo, para posteriormente elegir cuales son los canales de contacto mediante los cuales vamos a realizar nuestra comunicación.
A modo generalista, los canales que puedes usar son:
- Mailing
- Redes sociales
- Influencers
- Publicidad digital (Facebook Ads, Linkedin Ads, Google Ads, anuncios en revistas digitales…)
- Marketing tradicional (cartelería, flyers, anuncios en revistas físicas…)
Toda esta comunicación es importante que se dirija y centralice en algún sitio, por eso es recomendable siempre tener una pequeña página web para inscripciones y con la información completa del evento.
10. Eventos sostenibles
La responsabilidad medioambiental es un factor que tienen las personas cada vez más presente. Por ello, es importante que en el momento de organizar un evento, contemos con todas las medidas necesarias para sostenibilizar el acontecimiento y fortalecer así la confianza hacia nuestra empresa por parte de los asistentes.
Aquí te dejamos unos consejos por si quieres hacer de tu acontecimiento el evento más sostenible:
- Cuenta con servicios, productos, proveedores y partners sostenibles y sensibles con el medio ambiente
- Cumple los parámetros necesarios para que tu evento sea respetuoso con el medio ambiente
- El Certificate of Compliance de Eventsost te ayudará a cumplir los parámetros y a certificar que eres una empresa responsable con el medio ambiente.
Errores que debes evitar cuando organices un evento beauty
¡Ya casi terminamos! Solo dejarte algunos aspectos que se nos pueden pasar a la hora de organizar un evento. Más que nada para que no tengas sorpresas inesperadas.
- No establecer presupuesto: todos los pasos anteriormente mencionados vendrán dados por el presupuesto, dependiendo del budget con el que se cuente, se podrán contratar unos servicios u otros.
- No contar con un plan de contingencia: los imprevistos en un evento siempre son una realidad, por muy bien atado que lo tengas todo. Anticípate a los probables imprevistos buscando una solución, cuenta con un plan B y prepárate para encontrar soluciones ágilmente ante los posibles acontecimientos inesperados.
- Céntrate en tu cliente, no en ti: muchas veces nos centramos en los gustos personales cuando en realidad nos tenemos que centrar en nuestro cliente, porque el evento que realizamos va dirigido a él.
- Agradece a las personas asistentes: al finalizar el evento envía un correo de agradecimiento por su asistencia e invítales a futuras actividades de su interés.
