Cómo organizar tu evento de empresa paso a paso (Parte II)

¿Como ya comentamos en nuestra última entrada, continuamos con los siguientes aspectos a tener en cuenta a la hora de organizar un evento de empresa. Tras haber definido el objetivo del evento y elegido el tipo de evento, pasaremos a decidir estos 5 puntos:

6. Temática del evento

7. Espacio en el que tendrá lugar

8. Catering y personal necesario

9. Necesidades audiovisuales

10. Animación y espectáculos.

6. Temática del evento

La elección de una temática concreta no es algo obligatorio a la hora de organizar un evento, pero es un toque distintivo que lo puede llegar a hacer memorable.

Cuando el evento es la celebración de un aniversario de empresa es importante personalizar el tema y aprovecharlo para dar visibilidad y generar expectación. La forma más fácil y económica de hacerlo es creando un hashtag que todos los asistentes puedan utilizar en sus redes sociales. Si además aparece en la decoración, la visibilidad aumentará con todas las fotos y vídeos que se tomen durante el evento.

Si el evento es un acto anual en el que se reúnen trabajadores y/o clientes, una gran idea es tematizar el evento al completo: la decoración, el photocall, el vestuario del personal y, sobre todo, el espectáculo.

Una fiesta temática del Far West, un evento ambientado en África, fiesta en el Cabaret o en Las Vegas, una gala de de entrega de los Óscars… ¡todo es posible y cuanto más original sea, mejor!

7. Espacio en el que tendrá lugar

El lugar en el que el evento se organizará es parte esencial de la organización. EL primer requisito es que el espacio se adapte a todas las necesidades técnicas y espaciales de nuestro evento. Es importante verificar si el espacio cuenta con el mobiliario que necesitaremos y si en los aspectos técnicos es un lugar con las condiciones necesarias.

A partir de ahí, cuanto más espectacular sea el espacio, más memorable será nuestro evento.

8. Catering y personal necesario

Seguro que estáis de acuerdo con nosotros cuando decimos que no hay nada peor que pasar hambre en un evento. El catering es un aspecto que pasará desapercibido sólo si es perfecto.

Si a parte de ser correcto, pretendemos conseguir que el catering sea un aspecto memorable el evento, tendremos que conseguir que los invitados lo recuerden por algún detalle. ¿Cómo lo haremos? Personalizando el catering a nuestro evento.

Una forma de personalizar el catering es haciendo un evento temático con su catering tematizado también. Por ejemplo, un evento con un espectáculo de Bollywood, irá acompañado con un catering de comida india.

Para que el catering sea algo más que correcto, también es importante tener en cuenta a todos los tipos de público. En un evento con niños, será importante algún “menú infantil”. También es recomendable incluir platos vegetarianos, veganos y algunos sin gluten teniendo en cuenta la importancia de que estos platos estén marcados. Con públicos internacionales, conviene tener en cuenta los detalles gastronómicos de los diferentes países (personas que no comen cerdo, carne Halal, personas que no comen ternera…).

9. Necesidades audiovisuales

Cualquier organizador de eventos tiene que tener este detalle si quiere que el evento salga a la perfección. Las necesidades audiovisuales dependerán, sobre todo, de la animación que acompañe el evento. Un espectáculo en el evento tiene que tener todos estos detalles preparados previamente y deben estar coordinados con los responsables del espacio en el que se celebre.

También hay que tener en cuenta todo lo relacionado con los micrófonos de las personas que vayan a hablar durante el evento: presentadores, conferenciantes, directivos dando una charla corporativa o asistentes que quieren participar.

No hay nada peor que un espectáculo visual no se vea desde todos los puntos de la sala, o que un espectáculo musical no se oiga bien.

10. Animación y espectáculos

Puede que este sea el punto más importante de toda la entrada. Los eventos de empresa constan siempre de una parte corporativa, importante para la empresa, pero no muy atractiva. Esta atracción se conseguirá con un espectáculo que conquiste a todos los asistentes al evento.

¿Cómo elegir la animación perfecta para tu evento? No existe una fórmula exacta que defina qué tipo de espectáculo es el más adecuado para cada tipo de evento, por lo que hasta no recibir el feedback, no sabremos si hemos acertado o no. Lo que sí podemos hacer es conocer al máximo posible a los invitados y así, elegir entre las propuestas que más se ciñan a este tipo de públicos.

En este punto es muy importante la comunicación entre la empresa organizadora del evento y el cliente. Sólo el cliente conoce a los asistentes invitados al eventos, por lo que cuantos más detalles sepa, más acertado será el espectáculo.

Para eventos más formales, se recomiendan conferencias motivacionales o espectáculos visuales sin interacción. Para eventos con niños, tipo Family Days, es importante que la animación sea apta para todas las edades, sin dejar que los adultos se aburren. Para eventos más festivos, la música y el humor pueden ser los estilos más apropiados.

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Continuará…

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