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- Autora: Elena Fenoy
El primer paso para saber cómo realizar un webinar con éxito es entender en qué consiste este formato. Un webinar es una conferencia online de carácter formativo que se retransmite en directo. Es decir, permite compartir en tiempo real, a través de internet, una ponencia, una presentación o un curso sobre un tema determinado.
La flexibilidad de los webinars hace posible que las empresas organicen eventos interactivos para empleados, clientes o clientes potenciales sin necesidad de coincidir físicamente en un mismo espacio. Además, este formato permite llegar a públicos más amplios, fomentar la participación y aprovechar mejor los contenidos generados. En este artículo recopilamos 10 claves fundamentales para organizar un webinar con éxito.
Tabla de contenidos
TODAS LAS CLAVES PARA REALIZAR UN WEBINAR CON ÉXITO
1. Realiza una presentación atractiva y dinámica
El mayor reto de los eventos online es retener la atención de los participantes, haciendo que mantengan el interés en el webinar y presten toda su atención.
Para ello, es muy importante prestar especial atención a la presentación que se va a mostrar y asegurarse de que ésta sea lo más atractiva posible.
Algunos consejos para que los espectadores mantengan la atención en la presentación son: no poner bloques de texto, sino frases destacadas y palabras clave, así como utilizar elementos visuales.
2. Selecciona la fecha y la hora correctas
El momento en que se celebre y la duración de tu webinar puede determinar su éxito. Por un lado, es recomendable que un webinar no supere los 60 minutos, pues a partir de ese momento la atención decae sustancialmente.
Y, por otro lado, a la hora de definir la hora en que se celebrará el evento es necesario tener en cuenta los husos horarios de los asistentes. Una de las grandes ventajas de los eventos virtuales es que a él pueden asistir personas de todo el mundo, pero hay que tener en mente la diferencia horaria entre los participantes.
3. Define una temática para el webinar y marca objetivos para el evento
A la hora de planificar un evento es primordial establecer en qué va a consistir y cuáles son los objetivos que se persiguen.
Puedes comenzar haciéndote una serie de preguntas que te ayuden a enfocar el evento: ¿Qué contenido de valor puedes aportar a los usuarios? ¿Cuál es tu finalidad? Además, es recomendable, al finalizar el webinar, analizar y evaluar los resultados.
No podemos dejar de lado la importancia del estudio de tu comunidad y tu público, con el fin de enfocar el webinar a sus intereses.
4. Define una estrategia de difusión por redes sociales
La difusión del evento por redes sociales es un elemento clave para promocionarlo, y que lo conozca y asista el mayor número de personas posible.
Para ello, se puede establecer un hashtag que facilite la interacción en diferentes redes sociales entre los asistentes al webinar. Además, esta interacción te hará ganar más reconocimiento de marca en las redes.
También es interesante presupuestar campañas en redes sociales para segmentar a tu público. De esta forma, el impacto del webinar será mayor.
5. Facilita el registro de los participantes
Es muy recomendable crear un landing page donde, a través de una campaña de mailing, los invitados se registren de forma rápida y sencilla.
De esta manera los interesados en asistir al webinar se suscribirán a tu newsletter, una de las herramientas de promoción más eficaces.
6. Cuida el espacio desde el que haces la presentación y graba el webinar
El lugar desde el que se emite el webinar debe transmitir profesionalidad. Para ello, es recomendable utilizar un fondo neutro, ordenado y poco recargado, con algún elemento visual relacionado con la marca de la empresa si encaja con el estilo de la presentación.
Además, si está previsto, es importante grabar la sesión desde el inicio. De este modo, el contenido podrá aprovecharse posteriormente y también estará disponible para aquellas personas que no hayan podido asistir en directo.
7. Realiza revisiones técnicas y ensayos antes del webinar
Antes de la celebración del evento, hemos de llevar a cabo ensayos y revisiones. Esto contribuirá al éxito del webinar.
Para ello, el conferenciante debería practicar la ponencia y el encargado de los aspectos técnicos debería comprobar el sonido, la imagen, la iluminación y la conexión a internet, para cerciorarse de que funcionan correctamente. Todo esto contribuirá al éxito del webinar.
8. Busca la participación de los asistentes durante el evento
Una de las figuras clave en un webinar es la persona encargada de su realización, su figura es determinante para garantizar que el evento sea interactivo y divertido.
Quien realiza el evento puede buscar la participación de los asistentes a través de distintos medios, como el chat, el micrófono, o invitándoles a interactuar en redes sociales utilizando el hashtag creado.
9. Piensa un cierre que sea recordado
Con el fin de agradecer a quienes se han interesado por el evento, asistiendo y apoyándolo, es interesante dar fin al webinar con alguna promoción o recurso gratuito. Esta es una forma de fidelizar a los asistentes.
Por ejemplo, puedes regalar un ebook, recursos gratuitos o descuentos en alguno de tus productos o servicios.
10. Comparte la grabación y alarga la vida del contenido
Una vez finalizado el webinar, compartir la grabación puede ayudarte a seguir generando valor más allá de la emisión en directo. Puedes enviarla por email tanto a los asistentes como a las personas inscritas que no pudieron conectarse en ese momento.
Para ello, una opción habitual es subir la grabación a YouTube en modo oculto o privado, de manera que solo puedan acceder quienes dispongan del enlace. Así, además de ampliar el alcance del webinar, podrás reutilizar el contenido como recurso de apoyo o seguimiento.
¿Te animas a organizar tu próximo webinar?
Como has visto, realizar un webinar con éxito no depende solo del contenido, sino también de la planificación, la parte técnica y la capacidad de mantener la atención de los asistentes. Definir bien los objetivos, cuidar la presentación, facilitar la participación y aprovechar la grabación después del directo son algunos de los aspectos que pueden marcar la diferencia. Si preparas cada detalle con antelación, el webinar puede convertirse en una herramienta muy eficaz para comunicar, formar y conectar con tu audiencia.
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